Certification obligatoire des logiciels de caisse : respectez-vous la loi ?

Depuis le 1^er janvier 2018, tous les commerçants (dont les opticiens) doivent, conformément à la loi de finances 2016, utiliser un logiciel de caisse certifié. L’objectif du gouvernement est de lutter contre la dissimulation des recettes et la fraude à la TVA. Décryptage.

 

Quels sont les logiciels concernés ?

Seuls les logiciels et systèmes de caisse sont concernés par la mesure. En ce qui concerne les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, doivent être certifiées. Les logiciels dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (opérations B to B entre professionnels) ne sont pas concernés. En revanche, les systèmes dans lesquels sont enregistrées à la fois les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d’application du dispositif.

 

Le dispositif s’applique-t-il à tous les types de règlements ?

Oui. Il vise tous les logiciels et systèmes de caisse permettant l’enregistrement des opérations de règlements de leurs clients quel que soit le mode. Il n’est pas limité aux paiements en espèces.

 

Les commerçants peuvent-ils continuer à enregistrer les règlements à la fois avec un logiciel de caisse et un facturier papier ?

Oui. Il est libre d’utiliser deux modes d’enregistrement des règlements de ses clients, l’un informatisé et l’autre papier. Cependant, dès que le commerçant a recours à un logiciel disposant de fonctionnalités de caisse, il entre dans le champ d’application de l’obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé. Il devra alors présenter le certificat délivré par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.

 

Les e-commerçants sont-ils assujettis à la nouvelle obligation ?

Les sociétés relevant du e-commerce non soumises à facturation du fait que leurs clients ne sont pas assujettis à la TVA (clients particuliers) relèvent du champ d’application du dispositif. C’est également le cas des e-commerants s’adressant à la fois aux clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et aux non assujettis (clients particuliers).

 

L’attestation individuelle de l’éditeur doit-elle respecter un certain formalisme ?

L’attestation doit être individuelle, c’est-à-dire délivrée nominativement au commerçant. Elle doit être établie par l’éditeur du logiciel ou du système de caisse ou par son représentant légal. Ce document doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Il doit indiquer précisément : le nom et les références de ce logiciel (y compris la version du logiciel concernée et le numéro de licence quand il existe une licence) ou de ce système ; la date d’acquisition du logiciel ou système par l’assujetti à la TVA. L’attestation peut être délivrée sur un support physique ou de manière dématérialisée (par exemple, par téléchargement en ligne d’une attestation à compléter par l’assujetti pour y mentionner notamment son identité complète). Une simple mention dans les conditions générales ou particulières de vente du logiciel ne vaut pas attestation individuelle. Toutefois, par tolérance administrative, un document prérempli, sous forme papier ou dématérialisée, par l’éditeur et comportant toutes les mentions exigées, y compris la signature du représentant légal de la société éditrice, puis remis lors de l’achat physique du logiciel, sous réserve de complément par l’assujetti concernant son identification, la date d’achat et la preuve d’achat, est admis.

 

Que faire si l’éditeur de logiciel n’a pas encore envoyé d’attestation ?

La loi n’impose pas aux éditeurs cette délivrance spontanée. Si l’éditeur n’adresse pas d’attestation à l’utilisateur, il appartient à ce dernier de la lui réclamer. Des consignes seront données aux agents de l’administration fiscale pour prendre en compte les circonstances particulières si le commerçant apporte la preuve des diligences qu’il a faites pour obtenir cette attestation.

 

Comment est traité le cas des commerces associés et franchisés ?

Les commerces franchisés étant des entreprises avec une personnalité juridique propre, chaque franchise doit présenter un certificat ou une attestation pour le logiciel ou système de caisse qu’elle utilise.

 

L’attestation peut-elle être centralisée quand les systèmes déployés sont identiques pour l’ensemble des points de vente d’une chaîne de magasins ?

Dans les cas où les systèmes de caisse déployés pour l’ensemble de points de vente d’une même entité juridique sont absolument identiques en tout point, une seule attestation produite au nom de la personnalité juridique de cette entité est admise.

 

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la nouvelle obligation ?

Le montant de l’amende en cas de défaut de justification est fixé à 7 500 €. L’amende s’applique par logiciel concerné. Lorsqu’un commerçant détient plusieurs logiciels de caisse différents, l’amende est due pour chaque système pour lequel le commerçant ne peut pas produire un certificat ou une attestation individuelle.

 

Comment peuvent être comptabilisées la dépense de certification ou d’attestation d’un logiciel de caisse et celle liée à l’acquisition d’un logiciel de caisse sécurisé ?

Les dépenses liées à l’obtention d’un certificat ou d’une attestation ne procurent pas directement d’avantages économiques futurs, et ne conditionnent pas non plus l’obtention de ces derniers puisqu’en leur absence, le logiciel serait tout de même en état de fonctionner. Ainsi, les coûts engagés pour obtenir les certificats et attestations des logiciels utilisés doivent être comptabilisés en charges. Les logiciels acquis au cours des exercices ouverts à compter du 1er janvier 2017 doivent être amortis sur la durée d’usage relatives à ces biens (deux ou trois ans pour la généralité des logiciels).