Opto-Démat : des eCoffres pour dématérialiser toutes vos factures

EDI-Optique déploie depuis avril 2016 les eCoffres Opto-Démat qui, en supprimant les factures papier entre tous les acteurs de la filière optique, engendrent un gain notable de productivité en magasin.  

Gagner du temps, de l’argent, de la place et de la sécurité : telle est la promesse des eCoffres labellisés Opto-Démat, qui respectent les règles précises de la dématérialisation fiscale des factures. Concrètement, ce système reçoit les factures et, automatiquement, les horodate, les classe (fournisseur, montant, type de produit, TVA), les distribue aux responsables et au comptable, et les archive de manière hyper sécurisée durant 10 ans. Cette solution technique s’appuie sur un standard défini par EDI-Optique : tous les fournisseurs, quelle que soit leur informatique interne, sont ainsi capables de créer, signer et déposer les factures dématérialisées de la même façon.

Multiples avantages

L’eCoffre facilite l’organisation en magasin, les factures dématérialisées étant plus faciles à rechercher (par numéro, fournisseurs, montant…), à classer et à faire circuler. Le système réduit également les coûts : l’accès à de nouvelles fonctionnalités comme le lettrage automatique ou le chargement des lignes d’achat dans la comptabilité permettent de réduire de 30 à 50% les frais d’expert-comptable. Cette solution garantit en outre la pérennité des factures même en cas d’incendie, d’inondation…, avec un haut niveau de confidentialité, sans oublier la place gagnée (certains opticiens doivent louer des garages pour stocker leurs factures !). Avec l’eCoffre, les opticiens se mettent en conformité avec la loi : ils sont affranchis de l’obligation de la piste d’audit, imposée par la loi sur la TVA entrée en vigueur au 1er janvier 2014, et d’ores et déjà en phase avec l’échéance de 2019, date à laquelle toutes les entreprises devront accepter de recevoir des factures dématérialisées. Sans oublier l’impact sociétal, quand on sait que le secteur représente 5 millions de factures et 15 millions de bulletins de livraison : « D’ici 2019, l’économie de papier rien que pour les factures de l’optique dépassera une Tour Eiffel », illustre EDI-Optique. Enfin, d’autres fonctionnalités sont proposées, notamment le stockage d’autres types de documents.

Pour créer un eCoffre, il suffit de se connecter sur demat.edi-optique.com et de suivre les différentes étapes. L’opticien doit choisir un des deux prestataires sélectionnés pour la mise en œuvre du projet (Cegedim ou ICDSC). Le coût du service est généralement compris entre 15 à 25 euros / an et par magasin.

Notons qu’EDI-Optique investit plus de 250 000 € dans le projet Opto-Démat, dont Alliance Optique, Zeiss, Essilor et Optissimo sont partenaires du projet. L’initiative a également été retenue pour participer au programme TIC-PME de la Direction générale des entreprises, qui subventionne les projets innovants d’échange de données.